Secrétariat externalisé & télésecrétariat pour PME et TPE
Confiez la gestion de vos appels, de votre agenda et de votre administratif à une secrétaire dédiée à distance — qualifiée, encadrée et tout équipée. Vous gagnez du temps sans embaucher ni gérer un poste.
En bref
Qu’est-ce que le secrétariat externalisé ?
Le secrétariat externalisé consiste à confier vos tâches de secrétariat — accueil téléphonique, gestion de l’agenda, traitement des mails, devis et factures — à une secrétaire à distance plutôt qu’à un poste en interne. Chez HelpSoft, cette personne est dédiée à votre entreprise, formée à vos procédures, encadrée par nos équipes et installée dans nos bureaux équipés. Vous bénéficiez d’un vrai renfort administratif, sans recrutement, sans charges salariales et sans gestion de poste.
Ce que votre secrétaire à distance prend en charge
Accueil téléphonique
Réception et filtrage de vos appels, prise de messages, transfert des urgences.
Gestion d’agenda
Prise et confirmation de rendez-vous, rappels, organisation de vos journées.
Mails & courriers
Tri, réponses de premier niveau, rédaction et suivi de votre correspondance.
Devis & factures
Établissement, envoi et suivi de vos documents commerciaux.
Relances
Relance des devis en attente et des factures impayées.
Saisie & suivi de dossiers
Mise à jour de vos fichiers clients et de vos documents.
Pourquoi externaliser votre secrétariat avec HelpSoft
- Une secrétaire dédiée — pas un standard partagé : une personne qui connaît votre activité et vos procédures.
- Encadrée et remplacée — suivie par nos équipes, avec continuité assurée en cas d’absence.
- Tout équipée — bureau, poste et ligne téléphonique dédiée : aucun matériel à fournir.
- Sans charges d’embauche — ni recrutement ni charges salariales, une facturation sur devis.
Comment ça se met en place
On cerne votre besoin
Volume d’appels, tâches à déléguer, outils utilisés.
On sélectionne le profil
Une secrétaire adaptée à votre secteur et à vos outils.
Mise en place
La personne est formée à votre fonctionnement et vos procédures.
Suivi continu
Vous gardez la main, nous assurons l’encadrement au quotidien.
Questions fréquentes
Quelle différence entre secrétariat externalisé et télésecrétariat ?
Le télésecrétariat désigne surtout la gestion des appels à distance (accueil téléphonique, prise de messages). Le secrétariat externalisé est plus large : il couvre aussi l’agenda, les mails, les devis, les relances et l’administratif. HelpSoft propose les deux, avec une secrétaire dédiée.
Combien coûte un secrétariat externalisé ?
Le tarif dépend du volume d’appels et des tâches confiées. Il s’établit sur devis, sans charges salariales ni frais de poste. Notre simulateur de coût vous donne un ordre de grandeur.
La secrétaire est-elle dédiée à mon entreprise ?
Oui. Ce n’est pas un standard mutualisé : une personne attitrée, formée à vos procédures et encadrée par nos équipes, qui connaît votre activité.
Que se passe-t-il en cas d’absence ?
La continuité est assurée : nous gérons le remplacement pour que votre secrétariat ne s’arrête jamais.
Puis-je commencer à temps partiel ?
Oui. Vous pouvez démarrer sur un périmètre précis (par exemple la gestion des appels) puis étendre selon vos besoins.
Déchargez-vous de votre secrétariat
Parlons de votre besoin : on identifie ensemble les tâches à déléguer et le bon profil. Sans engagement.